Debesų saugyklos sprendimai mažam verslui Lietuvoje

Kai prieš kelerius metus pradėjau dirbti su mažais verslais Lietuvoje, vienas dalykas mane tikrai nustebino – kiek daug įmonių vis dar laiko savo duomenis senuose kompiuteriuose ar išoriniuose diskuose. Suprantu, kad technologijos gali atrodyti bauginančios, ypač kai esi užsiėmęs verslo plėtote, bet šiandien noriu papasakoti, kodėl debesų saugyklos gali būti tikras išgelbėjimas jūsų verslui.

Žinau, kad daugelis galvoja: „Dar vienas IT specialistas bando man parduoti kažką brangaus”. Bet tiesą sakant, debesų sprendimai šiandien yra prieinamesni nei kada nors anksčiau, o nauda – akivaizdi net ir mažiausiems verslams.

Kodėl debesys – ne prabanga, o būtinybė

Prieš metus susitikau su vienos kavinės savininke Vilniuje. Ji pasakojo, kaip per vieną naktį sudegė jos kompiuteris, kuriame buvo visa apskaita, tiekėjų kontaktai ir klientų duomenys. Atkurti viską užtruko beveik du mėnesius. Štai kodėl debesų saugyklos nėra prabanga – jos yra draudimas nuo katastrofų.

Debesų saugyklos leidžia jums pasiekti duomenis iš bet kurios vietos, bet kuriuo metu. Dirbate iš namų? Jokių problemų. Keliaujate pas klientą? Visi dokumentai po ranka. Darbuotojas susirgo, bet reikia skubiai rasti sutartį? Galite tai padaryti per kelias sekundes.

Be to, šiuolaikiniai debesų sprendimai automatiškai sukuria atsargines kopijas. Tai reiškia, kad net jei kažkas nutiks jūsų pagrindiniam kompiuteriui, visi duomenys bus saugūs.

Populiariausi sprendimai Lietuvos rinkai

Dirbu su įvairiomis platformomis jau ne pirmus metus, todėl galiu pasakyti, kurie sprendimai labiausiai tinka Lietuvos mažajam verslui.

Google Workspace yra mano asmeninis favoritas pradedantiesiems. Už maždaug 5 eurus per mėnesį vienam darbuotojui gaunate ne tik 30 GB saugyklos, bet ir visą biuro programų paketą. Gmail su savo domenu, Google Drive failų bendrinimui, Calendar susitikimų planavimui – viskas viename pakete.

Microsoft 365 puikiai tinka tiems, kurie jau įpratę prie Word ir Excel. Kaina panaši į Google, bet gaunate pažįstamas programas debesyje. OneDrive saugykla labai patogiai integruojasi su Windows kompiuteriais.

Dropbox Business – paprasčiausias sprendimas tiems, kam reikia tik failų saugojimo ir bendrinimo. Nėra jokių sudėtingų funkcijų, bet daro savo darbą puikiai. Kaina prasideda nuo 4 eurų per mėnesį.

Kiek tai kainuoja ir ar verta

Čia bus konkrečiai. Mažam verslui su 3-5 darbuotojais debesų saugykla kainuos apie 15-25 eurus per mėnesį. Skamba daug? Palyginkime su alternatyvomis.

Išorinis kietasis diskas kainuoja apie 100-150 eurų, bet jį galima prarasti, sugadinti ar pavogti. Serverio pirkimas ir palaikymas kainuotų tūkstančius eurų per metus. O jei duomenys dingsta dėl gedimo ar gaisro? Nuostoliai gali siekti dešimtis tūkstančių.

Viena mano klientė, turinti grožio saloną, apskaičiavo, kad per metus sutaupo apie 500 eurų, nes nebereikia pirkti naujų programų kiekvienam kompiuteriui – viskas veikia debesyje. Be to, dabar ji gali dirbti su apskaita net iš namų.

Saugumo klausimai ir BDAR reikalavimai

Žinau, kad daugelis bijo dėti savo duomenis į „kažkur ten”. Bet tiesą sakant, didieji debesų tiekėjai investuoja į saugumą daugiau nei bet kuris mažas verslas galėtų sau leisti.

Google ir Microsoft duomenų centrai turi fizinę apsaugą, šifravimą, atsargines kopijas keliose šalyse. Jūsų kompiuteris namuose ar biure tikrai nėra saugesnis.

Dėl BDAR – visos didžiosios platformos atitinka Europos duomenų apsaugos reikalavimus. Google Workspace ir Microsoft 365 net leidžia nurodyti, kad duomenys būtų saugomi tik Europoje. Tai reiškia, kad jūsų klientų duomenys niekada nepaliks ES teritorijos.

Svarbu tik tinkamai sukonfigūruoti prieigos teises. Darbuotojas turi matyti tik tuos duomenis, kurie jam reikalingi darbui. Visi debesų sprendimai turi labai detalizuotus prieigos valdymo įrankius.

Kaip pradėti nuo nulio

Gerai, įtikinau jus, kad debesų saugykla reikalinga. Bet kaip pradėti, jei technologijos nėra jūsų stiprioji pusė?

Pirmas žingsnis – išsiaiškinkite, ko tiksliai jums reikia. Jei turite tik kelis darbuotojus ir reikia bendrintis dokumentais, užteks paprasčiausio Dropbox. Jei reikia el. pašto su savo domenu ir biuro programų, žiūrėkite į Google Workspace ar Microsoft 365.

Antras žingsnis – pradėkite nuo mažo. Visos platformos leidžia pradėti su vienu ar dviem vartotojais ir vėliau pridėti daugiau. Nebūtina iš karto perkraustyti viso verslo.

Trečias žingsnis – išbandykite nemokamas versijas. Google Drive duoda 15 GB nemokamai, Microsoft – 5 GB. Užteks paeksperimentuoti ir suprasti, ar patinka.

Ketvirtas žingsnis – palaipsniui perkraukite duomenis. Nepulkite keisti visko iš karto. Pradėkite nuo naujų dokumentų, palaipsniui perkelkite senus.

Praktiniai patarimai kasdieniam naudojimui

Kai jau turėsite debesų saugyklą, štai keletas patarimų, kaip ją naudoti maksimaliai efektyviai.

Sukurkite aiškią failų struktūrą nuo pat pradžių. Aplankai pagal metus, projektus ar klientus. Vėliau bus sunku viską pertvarkyti, kai failų bus šimtai.

Naudokite bendrinimo funkcijas protingai. Vietoj siuntimo el. paštu, duokite nuorodą į failą debesyje. Taip visi visada matys naujausią versiją.

Išmokite naudoti sinchronizavimą. Dauguma platformų leidžia sinchronizuoti aplanką kompiuteryje su debesimi. Dirbate kaip įprastai, o failai automatiškai išsisaugo debesyje.

Reguliariai peržiūrėkite prieigos teises. Darbuotojas išėjo? Iš karto atšaukite jo prieigą. Atsirado naujas projektas? Sukurkite atskirą aplanką su ribotomis teisėmis.

Ateities perspektyvos ir galimybės

Debesų technologijos vystosi labai greitai. Tai, kas šiandien atrodo kaip fantastika, rytoj taps kasdienybe.

Dirbtinis intelektas jau dabar padeda automatiškai rūšiuoti failus, ieškoti informacijos dokumentuose, net generuoti ataskaitas. Google Workspace turi funkcijas, kurios gali automatiškai sukurti susitikimo santrauką ar pasiūlyti dokumento struktūrą.

Automatizavimas taip pat plečiasi. Galite sukonfigūruoti, kad tam tikri veiksmai vyktų automatiškai – pavyzdžiui, kai klientas užpildo formą svetainėje, automatiškai sukuriamas aplankas su jo duomenimis debesyje.

Integracija su kitais įrankiais tik gerėja. Jūsų apskaitos programa gali automatiškai sinchronizuotis su debesų saugykla, CRM sistema – su el. paštu, ir t.t.

Kai technologijos tarnauja verslui, o ne atvirkščiai

Po kelių metų darbo su mažaisiais verslais supratau vieną dalyką – technologijos turi palengvinti gyvenimą, o ne jį komplikuoti. Debesų saugyklos yra vienas iš tų sprendimų, kurie tikrai daro kasdienį darbą paprastesnį.

Taip, pradžioje reikės šiek tiek laiko viskam išmokti. Taip, reikės keisti kai kuriuos įpročius. Bet kai pamačiusite, kaip lengva tapo dirbti su dokumentais, kaip paprasta bendradarbiauti su kolegomis, kaip ramu žinoti, kad duomenys saugūs – suprasite, kad tai buvo viena geriausių investicijų į savo verslą.

Nepamirškite, kad šiandien net vieno žmogaus verslai gali konkuruoti su didelėmis įmonėmis, nes turi prieigą prie tų pačių technologijų. Debesų saugyklos – tai jūsų galimybė dirbti kaip didieji, bet išlaikyti mažojo verslo lankstumą ir greitį.